プログラミングに活用!|タスク管理のツール選定ポイントなどを紹介

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こんにちは、もとみき(@motomiki_lab)です。
大事な予定を《すっかり忘れていた》こと、以外に多いと思います。

私たちは江戸時代の人が1年間に触れる情報を、たった1日で処理しているそうです。凄いことですよね。

仕事やプライベートで忙しい毎日を過ごしていますから、「あ、仕事の締め切りが明日までだった!」「映画の約束あしただった」なんて経験があるかと思います。

そんな経験から「予定をしっかり管理できる、何か良い方法はないかな?」と思っている方に向けて、本記事では《タスク管理》についてご紹介しています。

タスク管理のメリットは、計画的に物事を進められるのでスケジュールに余裕が生まれ、業務効率化をはかり《仕事のできる人》と周りの評価も上がります。

タスク管理とは

仕事を進める中で何かしらの《締め切り》があります。仕事はひとりで取り組む訳ではありませんので、様々な人との関わりがあります。

そんな日々の業務において進捗状況をしっかりと把握することは、《できるビジネスパーソン》として必須のスキルと言っても過言ではありません。

この自分の仕事を管理する考え方を「タスク管理(Todo管理)」と呼びます。《タスク》とは最小の「仕事」や「作業」を表現しています。

仕事を《無計画》に進めるのは効率が悪いことです。

例えばやるべきことを把握していなかったり、作業漏れがあったりした場合には、納期までに間に合わないという最悪な事態を招いてしまいます。

《作業》を可視化し整理することで、優先順位や完了度合いを把握し、効率的にかつ臨機応変に仕事を行うためにタスク管理が必要なのです。

タスク管理のメリット

《できるビジネスパーソン》に必須のスキルである、タスク管理を行うメリットについて記載していきます。

タスクの進捗状況を共有できる

タスク管理を行うことで、チームで取り組んでいる業務を管理しやすくなります。

自分のタスクを可視化することにより、個人の進捗状況を簡単にメンバー間で共有することが可能となります。

チームリーダーもタスク管理を行うことで的確な指示が出せるようになり、活発なコミュニケーションが期待できます。

効率よく仕事を進められる

ひとつの仕事をこなすだけでなく、同時に複数の仕事を進めることもあります。

そんな時にもタスク管理を行うことで、今抱えている仕事の量や納期までのスケジュールを適切に把握することが大切です。

複数のタスクを管理し、臨機応変に効率よく仕事を進める上で、適切な判断をするのに役立ちます。俯瞰してものごとを見ることができるのです。

目的意識の明確化

目的意識を持って仕事に取り組むことはとても重要です。とはいえ、そのゴールが明確に見えていないと、仕事に集中することが難しいと思います。

タスク管理を行うと、ゴールに対しての進捗状況や自分がやるべきことを把握できます。

そうすることで優先順位が明確になり、モチベーションを高く維持しつつ仕事に向き合うことができます。

タスクの漏れを防止できる

複数の仕事を抱えている時に、うっかり期限を忘れてしまったことがあると思います。忙しい時こそ、このようなミスを防ぐことが重要になります。

タスク管理をしっかり行うことで、うっかりしたタスクの漏れを防止することができます。これで、同僚からの信頼関係を損なうことを防ぐことにも役立ちます。

プロジェクトごとにタスク管理ができる

個人の進捗状況を可視化できることで、関わっているプロジェクトもタスク管理することが可能です。

チーム内の誰がどれくらい作業が進んでいるか、状況を俯瞰して見ることができるので、適切な判断が可能となります。

そうすることで、チームの生産性を向上させることができます。また、タスク管理でシンプルにプロジェクトを把握することができます。

アナログでタスク管理を行うメリット

デジタルツールも手軽で便利ですが、アナログでタスク管理を行うことにはメリットがあります。

紙とペンだけでできるのでラク

シンプルに身近にある紙とペンで、サラサラと記入してタスク管理ができます。

ツールを起動して、タスクを打ち込む手間が億劫だと感じている人も、ラクにタスク管理を行うことができます。

自分好みのレイアウトで書ける

なんと言っても手書きだから、自分好みのレイアウトで書くことができます。

シンプルに箇条書きにしたりメモ書きのスペースを多めに取ったりと、自由な形でタスク管理ができます。続けることでより使いやすいものになります。

図や絵を自由に描くことができる

手書きの良いところは自由に書けることです。それは図や絵を描くこともできます。

ツールだと機能に制限がありますが、手書きにはありません。自分の思考を忠実に、紙とペンで再現することが可能です。

タスク管理ツール導入事例

オフィス

導入の背景

一応管理はできていたが、「スケジュール管理」と「コミュニケーション」で複数のツールを使う必要のある現状に課題を感じていたのです。

部署ごとに使用するツールが乱立しており、プロジェクトの管理コストが発生していました。そこで部署の垣根を越えて使えるツールを探していました。

導入の効果

Backlogでの一元化に成功し、プロジェクト管理の作業負担軽減が果たされました。

例えばタスクの進捗管理は2つ、コミュニケーションは2つ、このふたつのことでも4つのツールで管理していたために、情報が散らばっている状態でした。

これらをシンプルに管理することで、月に20時間程度の作業負担を軽減することに成功しました。

導入の背景

いままでタスク管理ツールの導入を試みたのですが、満足を得られる機能に欠けていました。

その結果タスク管理ツールが長く使われずに、従来の管理方法であった「メール」や「スプレッドシート」に戻ってしまうという問題を抱えていました。

クリエイティブに仕事を進められるツールが求められていたのです。

導入の効果

導入の効果は絶大でした。チームメンバーは事前に仕事で必要な情報を把握することで、スピーディーに取り掛かることが可能となりました。

例えば制作時間を半分に短縮し、スケジュールとタスクの進捗状況を可視化することにより、会議を60%削減することに成功しました。

一元管理することで優先度を適切に設定できました。

タスク管理ツール選定のポイント

「どうやって選べばいいの?」と不安の方は、タスク管理ツール選定においては以下の3ポイントに着目すれば安心です。

機能

多機能であることが必ずしも良いとは限りません。機能が多くなるほど、使い勝手が悪くなる可能性もあります。

欲張らずに、業務遂行において最適な機能が備わっているツールを選ぶことが大切です。

今の問題点を整理して、管理したい方法を具体的に考えてから、操作性なども考慮して検討します。

費用

料金体系をチェックし、予算と比較衡量した上で選びます。

具体的にはソフトを購入してインストールする方法と、サブスクリプションでソフトを利用する方法の2通りがあります。

利用人数に応じて料金が変わるプランもありますので、自社の条件をリストアップして検討します。

操作性

頻繁に使うものなので、ツールの操作性は重要です。

じつはタスクの管理方法に至っては、どのツールでも似たような仕様になっています。だから試用期間などを利用して、インターフェイスの見やすさ、使いやすさに重点を置いて選ぶことがポイントになります。

ツールの使いやすさは、作業効率にも通ずる大事なことです。

タスク管理ツールおすすめ5選

Asana

特徴

タイムライン上で、プロジェクトのすべてを一目で把握することができます。いいね機能で活発なコミュニケーションや、チャット機能で緊密な情報交換ができます。またSlackやグーグルカレンダーなど、今まで使っていた100以上のツールと連携が可能です。

費用

Basic 無料

Premium $9.99/月 /ユーザー (年間払い)

Business $19.99/月 /ユーザー (年間払い)

Asanaを使ってみる

Trello

Trello
引用元:Trello
https://trello.com/ja
特徴

Googleのアカウントでログイン可能です。シンプルで使いやすいインターフェイスで、どこにいても、すべての端末と常に同期されます。タスクをカードで作成して、プロジェクトを楽しく柔軟に効率よく整理して優先順位をつけて管理することができます。

費用

無料

Business Class $9.99/ユーザー(月間払い)

Enterprise    $20.83以下/ユーザー(月間払い)

Trelloを使ってみる

Backlog

Backlog
引用元:Backlog
https://backlog.com/ja/
特徴

すべてのプランに30日間の無料トライアルがあります。シンプルで直観的なデザインで、誰でも簡単に使いこなせることができます。

費用

スタータープラン  2,400円 /30ユーザー(月間払い)

スタンダードプラン 11,800円 /ユーザー数無制限(月間払い)

プレミアムプラン  19,800円/ユーザー数無制限(月間払い)

プラチナプラン   50,000円/ユーザー数無制限(月間払い)

エンタープライズ  150,000円/10ユーザー~(年間払い)

Backlog を使ってみる

Wunderlist

Wunderlist
引用元:Wunderlist
https://www.wunderlist.com/ja/
特徴

シンプルなToDoリストで、簡単にタスクを共有することができます。また締め切りの設定、リマインダー、タスクの割り当てなどの通知を受け取れるのが便利です。あらゆる端末で利用することが可能です。

費用

無料プランのみ

Wunderlistを使ってみる

Redmine

Redmine
引用元:Redmine
http://redmine.jp/overview/
特徴

オープンソースのタスク管理ツールです。運用するにはWebアプリケーションの専門知識が必要です。チケットという機能でタスクを管理し、ガントチャートやカレンダー、ロードマップなどで表示されるので、進捗状況を視覚的に把握しやすくなります。また複数人が同時にアクセスできるので、リアルタイムで作業を進めることができます。

費用

無料プランのみ

Redmineを使ってみる

タスク管理の徹底でプログラミングの業務効率化をはかろう

業務の効率化を実現させるには、タスク管理ツールを活用することが近道です。

タスク管理を徹底することで、プロジェクトを成功に導くことができます。

デジタルツールは便利ですが、アナログでタスク管理を行うことにもメリットがあります。

まずは実際に使ってみて体験することが大切です。そうすることで、自分にあったものが必ず見つかります。

ご紹介させていただいた情報がお役に立てれば幸いです。

ABOUTこの記事をかいた人

副業のために40代でプログラミング学習を始める。発達障害児の療育に携わる会社員として過ごしながら、「ダイコンこども食堂」を主催。23歳で会社を設立するが失敗。再起して35歳で飲食店を経営するが、またもや事業に失敗し貯金がゼロになる。そこから福祉業界に転身して複業との掛け算で自己実現を目指す。